Systémy pro správu podnikového obsahu (Systémy ECM) jsou typy softwarových technologií, které jsou široce použitelné při správě, ukládání, získávání a ochraně nestrukturovaných informací, které přímo souvisí s řízením podnikových procesů v jakékoli organizaci.
Některé zaměňují systémy ECM a elektronické systémy pro správu dokumentů (EDMS). Zmatek mezi těmito definicemi je způsoben skutečností, že EDMS velmi často kromě modulů správy podnikových dokumentů zahrnuje některé funkce ECM. Jako například interakce zaměstnanců při přípravě dokumentů. V takové situaci je docela možné diskutovat o rozšíření funkčnosti na systém ECM.
Hlavní rozdíl mezi systémem ECM a EDMS spočívá v tom, že kromě provádění elektronické správy dokumentů v podniku vytvářejí systémy ECM také jediný informační prostor pro všechny uživatele organizace a zajišťují automatizaci obchodních procesů.
Díky použití systémů ECM jsou optimalizovány pracovní zdroje a výrazně se snižují provozní náklady podniku.
Systémy ECM obvykle zahrnují následující subsekce (moduly), z nichž každá se integruje se zbytkem subsekcí, a může také existovat samostatně.
Níže jsou některé z nich:
- Modul podnikové elektronické správy dokumentů;
- Modul podpory obchodních procesů;
- Modul pro správu webového obsahu pro firemní web nebo portál,
- Modul pro správu mediálního obsahu;
- Modul řízení znalostí;
- Modul řízení přístupu k obsahu, který poskytuje potřebné informace bez ohledu na čas a místo.
Každá z podsekcí vyžaduje určité dovednosti. Například správa webového obsahu podnikového webu nebo portálu vyžaduje specifické znalosti správy internetových zdrojů a modul správy elektronických dokumentů v podniku vyžaduje specifika vnitřního pohybu dokumentů.
Systémy ECM kombinují obsah dokumentů a manažerské aspekty podniku, vytvářejí jednotné prostředí pro správu dokumentů a snižují počet pracovních činností při provádění obchodních úkolů. Firemní obsah je tak dostupný uživatelům, kteří jej potřebují pro rychlou a kvalitní práci.
